Pertimbangan manajemen biaya untuk program pelatihan yang efektif akan membuat Departemen SDM bekerja strategis dalam tahap perencanaan, dalam tahap pelaksanaan serta dalam tahap evaluasi hasil.
Pelatihan karyawan memainkan peran penting untuk pertumbuhan perusahaan sehingga banyak yang menyiapkan anggaran besar untuk pengembangan sumber daya manusia. Investasi pada peningkatan kualitas manusia berkorelasi positif terhadap pertumbuhan ekonomi karena akan mendorong produktivitas. Apalagi di era transformasi digital ini, pelatihan sangat penting untuk menjaga agar keterampilan tenaga kerja siap untuk menanggapi perubahan dalam perkembangan teknologi.
Namun anggaran pelatihan yang lebih tinggi tidak selalu memberikan hasil yang lebih baik. Pertimbangan manajemen biaya untuk program pelatihan yang efektif akan membuat Departemen SDM bekerja strategis dalam tahap perencanaan, dalam tahap pelaksanaan serta dalam tahap evaluasi hasil. Berikut adalah beberapa pertimbangan manajemen biaya untuk program pelatihan yang efektif bagi perusahaan.
- Pertimbangkan Tujuan Jangka Pendek dan Jangka Panjang Program Pelatihan
Secara tradisional, tujuan pelatihan hanya berfokus pada peningkatan motivasi, keahlian dan produktivitas. Namun sebenarnya ada tujuan besar lainnya mengapa pelatihan diadakan. Ini akan membantu perusahaan menentukan investasi yang dibutuhkan dan akan mempengaruhi cara manajemen memandang dan mengevaluasi biaya. Tujuan lain dari program pelatihan adalah seperti berikut ini.
- Menarik minat dan mempertahankan SDM potensial. Saat ini semakin tinggi kesadaran terutama pada kaum muda yang ingin bekerja untuk organisasi yang menawarkan peluang pengembangan. Sebaliknya, kurangnya kesempatan untuk pengembangan diri adalah salah satu alasan utama orang meninggalkan perusahaan.
- Investasi pada generasi pemimpin berikutnya. Penelitian menunjukkan bahwa perusahaan yang berinvestasi dalam mengembangkan pemimpin memiliki kemungkinan dua kali lebih besar untuk mencapai target kinerjanya.
- Membangun nilai dan budaya berbasis prinsip keberagaman, kesetaraan, dan inklusi.
- Membangun merek perusahaan sehingga mencerminkan kekuatan keuangan dan posisi perusahaan dalam industri.
- Pertimbangkan Metode Pelaksanaan dan Kebutuhan Pelatihan
Pertimbangan ini adalah yang paling lumrah yaitu bagaimana program terlaksana dan peserta dapat menerima konten pembelajaran dengan cara yang paling efisien dan efektif, seperti:
- Jumlah peserta yang berpartisipasi dalam program pelatihan. Semakin banyak karyawan yang terlibat, semakin tinggi biayanya.
- Biaya materi dan perangkat pelatihan seperti buku, peralatan, training / seminar kit, software.
- Biaya kelas dan instruktur, bagaimana jadwal, tarif sewa, dan biaya jasa.
- Komitmen waktu yang harus dialokasikan oleh karyawan untuk mengikuti pelatihan dan potensi kerugian dari aspek produktivitas seperti jumlah omzet dan kuantitas produksi.
- Metode pelatihan apakah tatap muka yang memerlukan biaya perjalanan dan akomodasi, atau pelatihan online yang memerlukan biaya aplikasi atau lisensi software.
- Pertimbangkan Return of Investment (ROI) melalui Studi Analisis dan Evaluasi
Melalui studi analisis dan evaluasi, manajemen mengandalkan data untuk mengamati Return of Investment (ROI). Bagaimana program pelatihan membawa perubahan dalam organisasi dan membuat karyawan lebih maju. Pekerjaan analisis tidak mudah karena dampak program pembelajaran dan pengembangan tidak selalu menunjukkan nilai yang dapat diukur. Selain itu, analisis membutuhkan waktu agar nampak efek dari pelatihan yang diinginkan. Misalnya, pelatihan layanan pelanggan mungkin baru menunjukkan hasil yang lebih baik setelah satu hingga tiga bulan berikutnya. Diperlukan analisis selama beberapa periode waktu untuk benar-benar memahami manfaat dari pelatihan.
Untuk evaluasi hasil pelatihan, data yang bisa dianalisis contohnya adalah data produktivitas, volume produksi, jumlah keluhan pelanggan, dan omzet penjualan. Bandingkan data sebelum dan sesudah program pelatihan. Data-data ini harus tetap dievaluasi ulang secara berkala dan disesuaikan.
Dalam konteks manajemen biaya, program pelatihan menggunakan E-Learning atau Learning Management System (LMS) dapat menekan biaya kelas, instruktur, perangkat dan konten, serta bisa mensiasati jumlah peserta yang besar dari berbagai lokasi kantor cabang secara bersamaan. Bahkan metode pembelajaran Microlearning yang dirancang dengan durasi pendek dapat meminimalisir potensi kerugian dari aspek produktivitas. Menjalin kemitraan dengan lembaga e-Learning atau membangun Learning Management System atau aplikasi Microlearning di lingkungan internal organisasi adalah keputusan yang strategis.
Pertimbangan manajemen biaya untuk program pelatihan yang efektif ini akan membantu manajemen untuk merencanakan, mengelola dan mengevaluasi program dan biaya pelatihan di saat ini dan di masa mendatang. Lebih dari sekadar efisiensi anggaran yang dikeluarkan, namun ada pertimbangan lain yaitu manfaat jangka panjang dan tingkat efektivitas yang dihasilkan oleh program pembelajaran dan pengembangan.**
